Vi indhenter kun persondata i de tilfælde, hvor det er relevant for os, og vi indsamler kun persondata, der er nødvendige i forbindelse med din aktivitet hos WorkMaker ApS.
Ved indsamling, behandling og anvendelse af dine persondata overholder vi altid gældende lovgivning om databeskyttelse.
Vi opbevarer kun dine persondata, så længe vi enten er juridisk forpligtet til det, eller så længe oplysningerne er relevante for det formål, de blev indsamlet til.
Roller (hjemmeside vs. app)
Denne politik dækker to forskellige situationer:
1. Besøg på og brug af hjemmesiden www.workmaker.dk (inkl. kontaktformularer, demo-booking, nyhedsbrev og betaling for WorkMaker-abonnement via hjemmesiden). Her er WorkMaker ApS dataansvarlig for de personoplysninger, vi selv indsamler om dig som besøgende eller kunde.
2. Brug af WorkMaker-appen og WorkMaker-systemet hos en virksomhed, der har en WorkMaker-konto. Her er det som udgangspunkt virksomheden (kunden), der er dataansvarlig for medarbejder- og kundedata i deres konto. WorkMaker ApS leverer systemet, som virksomheden bruger til at behandle disse oplysninger.
WorkMaker-appen er målrettet erhvervsbrugere på 18 år eller derover.
Oplysninger vi indsamler (hjemmeside)
Hvis du ønsker at købe eller modtage et produkt eller en ydelse fra os, har vi brug for at indsamle visse persondata for at kunne gennemføre handlen og levere vores services.
Vi kan bruge cookies til at holde styr på indholdet i din indkøbskurv, mens du bruger vores hjemmeside.
Vi kan blandt andet indhente følgende oplysninger:
Navn
E-mailadresse
Postadresse
Leveringsadresse, hvis denne afviger fra postadressen
Telefonnummer
Betalingsoplysninger
WorkMaker ApS indsamler og behandler blandt andet dine persondata, når du:
Besøger vores hjemmeside
Gennemfører et køb af vores produkter eller ydelser
Opretter en konto
Tilmelder dig vores nyhedsbrev
Anmelder vores hjemmeside
Sender os spørgsmål, reklamationer eller feedback
Udfylder en lead-/demoformular (oplysninger sendes til vores CRM på hub.workmaker.dk)
Den dataansvarlige (hjemmeside)
Den dataansvarlige for indsamling, behandling og anvendelse af dine personoplysninger på www.workmaker.dk er:
WorkMaker ApS
Sønderbrogade 34
7100 Vejle
CVR-nr. 45830845
hello@workmaker.dk
Behandlingsgrundlag og formål (hjemmeside)
Dine almindelige kontaktoplysninger, såsom navn og adresse, indhenter vi for at kunne levere det produkt eller den ydelse, som du har købt hos os.
Din e-mailadresse indhenter vi blandt andet for at kunne sende dig relevante bekræftelser og information i forbindelse med dit køb eller din aftale med os.
Når du betaler for et produkt eller en ydelse, kan vi indsamle oplysninger såsom dit navn, dine kortdata og din IP-adresse.
De oplysninger, der indsamles i forbindelse med betalingstransaktionen, anvendes og opbevares alene med henblik på betalingsafvikling og opfyldelse af den indgåede aftale.
Ved gennemførelse af betalinger vil nogle af dine oplysninger blive videregivet til Stripe, herunder oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre eller understøtte betalingen, såsom det samlede købsbeløb og faktureringsoplysninger. Stripe bruges til WorkMaker-abonnementet via hjemmesiden. I Android-appen er køb og opgradering af WorkMaker-abonnement samt ekstra brugerpladser fjernet; appen anvender virksomhedens eksisterende abonnement.
Hvis du under registreringsprocessen eller på vores hjemmeside har givet samtykke til det, kan vi anvende din e-mailadresse til udsendelse af nyhedsbreve og markedsføring.
Du kan til enhver tid afmelde dig vores nyhedsbrev. Alle nyhedsbreve indeholder et link til afmelding.
Hvis behandlingen af dine persondata er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke.
Hvis du ikke ønsker at opgive de persondata, som er nødvendige for at gennemføre et køb eller indgå en aftale med os, kan vi muligvis ikke levere det pågældende produkt eller den pågældende ydelse.
Opbevaring (hjemmeside): Dine oplysninger – bortset fra din e-mailadresse, hvis du har givet samtykke til behandling med henblik på modtagelse af tilbud og markedsføring – slettes som udgangspunkt 3 måneder efter, at du har modtaget din vare eller ydelse, medmindre vi er juridisk forpligtede til at opbevare oplysningerne i længere tid. Denne frist gælder ikke automatisk for data i WorkMaker-appen; se afsnittet om appen.
WorkMaker-appen
WorkMaker-appen giver medarbejdere adgang til deres virksomheds eksisterende WorkMaker-konto. Virksomhedens indstillinger og brugerens rettigheder bestemmer, hvilke funktioner og oplysninger der er tilgængelige.
Afhængigt af de anvendte funktioner behandles konto- og kontaktoplysninger, kunder, opgaver, kalender, tilbud, fakturaer, betalingers status, tidsregistreringer, lønoplysninger og registreringer af ferie eller sygdom. Appen behandler også beskeder, fotos, videoer, dokumenter og noter, som brugerne indtaster eller uploader. Oplysningerne bruges til virksomhedens valgte arbejdsfunktioner og er tilgængelige for brugere efter deres adgangsrettigheder.
Lokation
Appen beder om særskilt accept og telefonens lokationstilladelse, før den indsamler en position. Lokation bruges ved tidsregistrering, opgaver og ruteplanlægning. Hvis virksomheden har aktiveret Live view for medarbejderen, sendes positioner løbende, mens appen er i forgrunden. Virksomhedens indstillinger afgør, om Live view kun er aktivt under igangværende tidsregistrering. Oplysningerne kan omfatte koordinater, nøjagtighed samt højde, retning og hastighed, hvis telefonen leverer dem.
Positioner kan gemmes i virksomhedens WorkMaker og ses af brugere med relevante rettigheder. Live view har et kortvarigt hukommelsescache-/visningsvindue på 24 timer; det er ikke en slettefrist for gemte positionsdata.
Kort- og rutefunktioner anvender Google Maps API og kan behandle positions- og adresseoplysninger hos Google. Brugeren kan afvise lokationsadgang og fortsætte uden lokationsfunktionerne. Virksomheden kan kræve lokation for at starte tidsregistrering. Tilladelsen kan tilbagekaldes i telefonens indstillinger.
Integrationer og AI
Når brugeren anvender en integration eller AI-assistenten, kan nødvendige oplysninger blive behandlet af den relevante tjeneste. AI-assistenten kan behandle brugerens spørgsmål og relevante virksomhedsoplysninger, som den får adgang til for at besvare spørgsmålet eller udføre den valgte opgave. I systemet findes en Anthropic/Claude-klient til AI-funktioner.
Hvilke integrationer der er aktive, afhænger af de funktioner, den enkelte virksomhed anvender. En integration beskrives derfor som knyttet til den konkrete funktion, kunden bruger, og ikke som en fast, udtømmende liste for alle kunder.
SMS-funktioner i systemet anvender Telavox (admin.telavox.com/api/capi/).
Drift
Tekniske oplysninger og fejllogning bruges til drift, fejlsøgning og sikkerhed. Forbindelsen mellem app og server er krypteret. Appen husker virksomhedsvalget og kan bevare sessionen på enheden.
Opbevaring og sletning (app- og virksomhedsdata)
Opbevaring i WorkMaker-appen afhænger af oplysningstypen og den funktion, virksomheden bruger. Hjemmesidens generelle angivelse på tre måneder er ikke en fælles slettefrist for virksomhedens appdata. En registrering, der er markeret som slettet, kan fortsat findes indtil den efterfølgende oprydning. Live views visnings- og cacheperiode på 24 timer er ikke en slettefrist for gemte positioner. Ønsker du indsigt, rettelse eller sletning af oplysninger, der indgår i din virksomheds WorkMaker, kan du kontakte virksomhedens administrator eller hello@workmaker.dk.
Systemet indeholder blandt andet følgende automatiske oprydningsrutiner. Fristerne fremgår af systemets kildekode; det er ikke ensbetydende med, at alle data altid er slettet præcis på dagen:
- Login-historik: ældre end 90 dage
- Website- og integrationslogs: ældre end 30 dage
- Aktivitetshistorik for en række virksomhedsposter: ældre end 180 dage
- Soft-slettede kunder: permanent oprydning efter 365 dage
- Soft-slettede opgaver/tilbud i de pågældende rutiner: efter 180 dage
- Gruppechat: ældre end 730 dage
- Kommunikationsbeskeder: ældre end 2 år, men kun når de ikke er knyttet til fx opgaver, leads, fakturaer eller tilbud
Databasebackup og backup af uploadede filer/billeder går til Microsoft Azure Blob Storage. Databasebackupjobbet rydder Azure-databasebackups ældre end 2 dage. Denne frist gælder kun databasebackups og ikke filbackups, gemte versioner eller andre sikkerhedskopier.
Sletningsanmodninger fra medarbejdere
Medarbejdere, der bruger appen, bør først rette sletnings- eller indsigtanmodninger til deres arbejdsgiver (den dataansvarlige virksomhed), som styrer adgangen til kontoen.
WorkMaker ApS kan kontaktes på hello@workmaker.dk vedrørende behandlinger, hvor WorkMaker er dataansvarlig, eller hvor det er nødvendigt at videresende en anmodning til den rette dataansvarlige.
Google Kalender-integration og oplysninger fra Google API'er
Når en bruger frivilligt forbinder sin Google-konto med WorkMaker, anvender WorkMaker Google API Services til at levere synkronisering mellem WorkMaker-opgaver og Google Kalender.
Oplysninger vi tilgår
Afhængigt af brugerens tilladelser kan WorkMaker tilgå:
Brugerens Google-kontoidentitet og primære e-mailadresse.
Brugerens liste over Google-kalendere, herunder kalendernavn, kalender-ID samt oplysninger om ejerskab og adgangsniveau.
Kalenderbegivenheder, som WorkMaker har oprettet eller administrerer på en kalender, der ejes af brugeren.
Kalenderbegivenheder i sekundære kalendere, som WorkMaker har oprettet.
Tilladelsen til at administrere begivenheder på brugerejede kalendere giver teknisk adgang til begivenheder på disse kalendere.
WorkMaker behandler imidlertid kun begivenheder, som er oprettet eller markeret af WorkMaker. WorkMaker importerer, viser, gemmer, ændrer eller sletter ikke brugerens øvrige kalenderbegivenheder.
Sådan anvender vi oplysningerne
Oplysningerne anvendes udelukkende til at:
Vise, hvilken Google-konto der er forbundet.
Vise de kalendere, som brugeren ejer og kan vælge som destination.
Oprette kalenderbegivenheder ud fra planlagte WorkMaker-opgaver.
Synkronisere opgavens tidspunkt, adresse, beskrivelse, medarbejdere, produktlinjer, tidsforbrug og priser.
Opdatere eller slette WorkMaker-oprettede kalenderbegivenheder, når den tilhørende opgave ændres eller slettes.
Genkende tidligere synkroniserede begivenheder og forhindre dubletter.
Oprette en særskilt WorkMaker-kalender, hvis brugeren vælger denne funktion.
WorkMaker anvender ikke oplysninger modtaget fra Google API'er til annoncering, målretning, brugerprofilering, kreditvurdering, datasalg eller analyseformål, der ikke er nødvendige for Google Kalender-integrationen.
Oplysningerne anvendes heller ikke til at træne generelle kunstig intelligens- eller maskinlæringsmodeller.
Opbevaring og sikkerhed
For at holde integrationen aktiv kan WorkMaker opbevare:
Den forbundne e-mailadresse.
OAuth-godkendelsesoplysninger.
Valgte kalender-ID'er.
Identifikatorer, der forbinder WorkMaker-opgaver med de tilhørende Google-begivenheder.
Oplysningerne beskyttes gennem adgangskontrol, begrænsede medarbejderrettigheder og krypteret kommunikation.
Adgangen er begrænset til det, der er nødvendigt for at levere integrationen, yde support, håndtere sikkerhedshændelser eller overholde gældende lovgivning.
Oplysninger fra Google API'er videregives ikke til annoncører, datamæglere eller andre uvedkommende tredjeparter.
Nødvendige databehandlere kan behandle oplysninger på WorkMakers vegne med henblik på hosting, databaseopbevaring, sikkerhed og teknisk drift.
Disse databehandlere må kun behandle oplysningerne efter WorkMakers instruktioner og under passende databeskyttelsesvilkår.
Afbrydelse og sletning
Brugeren kan til enhver tid afbryde Google-forbindelsen i WorkMaker.
Når forbindelsen afbrydes, slettes WorkMakers gemte OAuth-godkendelsesoplysninger, og fremtidig adgang til og synkronisering med Google Kalender stopper.
Afbrydelse af forbindelsen sletter ikke automatisk kalenderbegivenheder eller kalendere, som allerede er oprettet på brugerens Google-konto. Disse kan slettes direkte i Google Kalender.
Brugeren kan også tilbagekalde WorkMakers adgang via sikkerhedsindstillingerne på sin Google-konto.
Anmodninger om indsigt, rettelse eller sletning kan sendes via kontaktoplysningerne i denne persondatapolitik.
Overholdelse af Googles Limited Use-krav
WorkMakers brug og eventuelle overførsel til andre applikationer af oplysninger modtaget fra Google API'er overholder Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use.
Andre modtagere af personoplysninger
Vi sælger ikke dine persondata til tredjemand.
Hvis du vælger at anmelde vores hjemmeside, kan dit navn og din e-mailadresse blive overført til anmeldelsestjenesten Trustpilot.
Vi har vores hjemmeside og systemer hos blandt andet Azure og OVH og anvender Stripe til betalingsbehandling. Databasebackup og backup af uploadede filer/billeder går til Microsoft Azure Blob Storage. SMS sendes via Telavox. Kort og ruter anvender Google Maps API. AI-funktioner anvender Anthropic/Claude.
Disse leverandører kan behandle personoplysninger som led i de nævnte funktioner. Spørgsmål om behandlingen kan sendes til hello@workmaker.dk.
Dine rettigheder
Som registreret har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.
Du har blandt andet ret til at anmode os om:
At få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
At få urigtige eller ufuldstændige personoplysninger rettet.
At få dine personoplysninger slettet, når betingelserne herfor er opfyldt.
At få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, når betingelserne herfor er opfyldt.
At gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
Du har desuden ret til at indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed (Datatilsynet).
Ønsker du ikke længere, at vi behandler dine personoplysninger, eller ønsker du at få behandlingen begrænset, kan du sende os en anmodning på:
hello@workmaker.dk