Fra Excel til ordrestyring: sådan skifter du uden kaos

Udpeg den rigtige version af data

Find de regneark, der bliver brugt i dag, og aftal hvem der afgør tvivl om dubletter. To rækker med samme navn er ikke altid samme kunde, og to kontaktpersoner kan høre til samme virksomhed. Gem en uændret sikkerhedskopi, før I begynder oprydningen.

Giv hver kolonne én betydning

Adskil navn, adresse, postnummer, telefon og mail. Del kombinerede felter, og markér hvilke noter der hører til en kunde, en opgave eller en aftale. Jo tydeligere felterne er, desto mindre skal fortolkes under importen.

Prøveflyt en lille gruppe først

Vælg et udsnit med både en enkel kunde og en kunde med flere adresser eller gentagne opgaver. Kontrollér oplysningerne i det nye system og gennemfør en rigtig ordre. En vellykket import af rækker er ikke det samme som et velfungerende arbejdsforløb.

Aftal en skæringsdato

Beslut, hvornår nye opgaver kun oprettes i systemet. Hvis teamet fortsætter i både ark og system uden en plan, får I hurtigt to sandheder. Behold det gamle materiale som reference, og fordel ansvar for kontrol af aktive aftaler og kommende besøg.

En kunde med to adresser i regnearket

En kunde står to gange i Excel, fordi I udfører arbejde på både hjem og sommerhus. Det kan ligne en dublet, men de to arbejdssteder skal bevares. Fakturaen skal måske til samme kontakt, mens ruterne naturligvis skal til forskellige adresser. En mekanisk oprydning efter navn kan derfor fjerne vigtig information.

Brug denne type kunde i prøveflytningen. Kontrollér begge arbejdssteder, aftalt ydelse og de kommende besøg. Hvis noget ikke passer, så ret strukturen før den store import. En tidlig prøve med en lidt vanskelig kunde er mere nyttig end kun at kontrollere den enkleste række.