Digitalisering
System til servicevirksomheder: fra papir og Excel til overblik
Få overblik over leads, tilbud, opgaver og fakturaer. En praktisk guide til at samle servicevirksomhedens drift i ét system.
En servicevirksomhed har to arbejdsdage: den ude hos kunden og den, der begynder, når bilen holder hjemme. Tilbud skal sendes, morgendagen planlægges og dagens arbejde faktureres. Et system til servicevirksomheder skal binde de to dage sammen, så kontorarbejdet ikke starter forfra hver aften.
Hvor Excel og papir begynder at koste tid
Et regneark kan være et godt sted at begynde. Problemet opstår, når kundens adresse ligger i ét ark, tilbuddet i en mail og opgaven i en medarbejders notesbog. En ændring skal så huskes flere steder. Det er ikke nødvendigvis antallet af kunder, men antallet af overleveringer, der gør hverdagen tung.
Prøv at følge en enkelt ordre. Hvor mange gange skriver I navn, adresse, pris og dato igen? Hver gentagelse er et sted, hvor I både bruger tid og risikerer at arbejde med en gammel oplysning.
Et sammenhængende flow fra henvendelse til betaling
Et lead skal have en ansvarlig og et næste skridt. Et tilbud skal beskrive arbejdet og kunne accepteres. Den accepterede aftale skal blive til en planlagt opgave med de oplysninger, medarbejderen behøver. Når arbejdet er afsluttet, skal fakturagrundlaget være klart. Sammenhængen er vigtigere end at have mange separate værktøjer.
Vælg ud fra en rigtig arbejdsdag
Bed om at se jeres egen type opgave i en gennemgang: en kunde henvender sig, ændrer tidspunkt og accepterer et tilbud. Vis også en undtagelse, eksempelvis ekstraarbejde eller sygdom. Et system er først en hjælp, når både det normale forløb og ændringerne fungerer for kontor og medarbejdere.
Mål gevinsten, før I lover jer selv for meget
Registrér en uge med administration før skiftet og en tilsvarende uge efter. Mål tid på tilbud, planlægning, dagsoversigter og fakturering hver for sig. Besparelsen afhænger af jeres processer; et samlet system fjerner ikke behovet for at aftale ansvar, vedligeholde data og kontrollere fakturaer.
En ordre uden fire nye indtastninger
Forestil jer en kunde, der beder om fliserens gennem hjemmesiden. Kontoret kvalificerer henvendelsen og sender tilbuddet. Ved accept følger adresse og aftalt ydelse med til opgaven. Medarbejderen kan se omfanget og registrere afslutningen, hvorefter fakturagrundlaget kontrolleres. Gevinsten er ikke et bestemt antal sparede timer, men færre overleveringer af de samme oplysninger.
Hvis I vil afprøve forskellen, så brug én af jeres egne ordrer med en ændring undervejs. Flyt datoen og tilføj et godkendt tillæg. Kontrollér, om ændringen også kan ses af medarbejderen og på fakturagrundlaget. Det er her, sammenhængen viser sin værdi.
Sådan kommer I i gang
- 1Tegn jeres nuværende flow fra første kontakt til faktura.
- 2Markér dobbeltindtastninger og steder, hvor information forsvinder.
- 3Afprøv én rigtig ordre med både kontor og medarbejder.
- 4Start med en afgrænset arbejdsgang og mål forskellen.
Sådan hjælper WorkMaker
WorkMaker samler CRM, leadhåndtering, tilbud, opgaver, ruteplanlægning og regnskabsintegration. Det giver jer mulighed for at arbejde videre på de samme oplysninger frem for at kopiere dem fra papir til kalender og regnskab.
Lidt om WorkMaker
WorkMaker er et salgs- og ordrestyringssystem med superkræfter til udekørende servicevirksomheder. Vi samler hverdagen fra den første henvendelse til tilbud, opgaver og fakturering.
Over 150 virksomheder bruger platformen og udsender hver måned fakturaer for mere end 50 mio. kr. Oplysningerne er opgjort af WorkMaker.
Vores ambition er at være markedets bedste værktøj til den bedste pris og med den bedste service. Vi lytter til kunderne og udvikler funktioner ud fra de behov, der opstår i deres hverdag.
I appcentret kan I installere og afinstallere funktioner og vælge, hvad I vil bruge. Vi udgiver mindst én opdatering om ugen. Gode kundeidéer udvikles gratis; prioritering og muligheder afklares med jer.
- Gratis onboarding og dataflytning
- SMS til 0,10 kr. pr. stk.
- Alle funktioner fra 249 kr. pr. bruger pr. måned
- Support alle ugens dage
- Gratis udvikling af gode kundeidéer
- Appcenter med funktioner, I vælger til og fra
Brugerprisen gælder ved årlig betaling. SMS afregnes særskilt. Priser er ekskl. moms. Eksterne tjenester kan have egne vilkår.
Book gratis demo