Automatisk fakturering til udekørende servicevirksomheder

Gør fakturagrundlaget klart før besøget

Aftal, hvad der er inkluderet, hvilke tillæg der kan komme, og hvem der godkender ekstraarbejde. Gem kundens fakturaoplysninger på kunden frem for i fritekst. En medarbejder bør ikke skulle gætte, om parkering, materialer eller en ekstra behandling skal med.

Brug afslutningen som et kontrolpunkt

En opgave kan være udført uden at være klar til fakturering. Indfør en tydelig kontrol af udført ydelse, eventuelle timer og godkendte tillæg. Ved standardopgaver kan kontrollen være enkel. Ved afvigelser skal opgaven kunne stoppes til gennemgang, så en forkert pris ikke automatisk sendes videre.

Vælg kladde eller automatisk afsendelse

Når regnskabsintegrationen er sat op, kan fakturagrundlaget overføres uden ny indtastning. Kladder er et godt udgangspunkt under indkøring og ved komplekse opgaver. Automatisk afsendelse giver mest mening, når pris, modtager og afslutningsprocedure allerede er stabile.

Kontrollér de første forløb fra ende til ende

Afprøv både en almindelig ordre og en med ekstraarbejde. Kontrollér, at fakturaen findes i regnskabet med rigtig modtager, ydelse og beløb. Aftal også, hvem der reagerer ved en fejl i overførslen. Automatik bør gøre afvigelser synlige, ikke gemme dem.

Et standardbesøg med en afvigelse

En medarbejder udfører et aftalt servicebesøg, men kunden bestiller også et ekstra stykke arbejde. Standardydelsen er allerede kendt, mens ekstraarbejdet skal beskrives og prissættes. Hvis medarbejderen bare markerer hele besøget som afsluttet, kan tillægget blive glemt. En fælles procedure gør afvigelsen synlig, før fakturaen sendes.

Afprøv derfor to forløb under opstart: en opgave uden ændringer og én med et godkendt tillæg. Sammenlign både ordren og fakturakladden. Den gode automatik bruger de oplysninger, I har registreret; den bør ikke være afhængig af et opkald fra ejeren senere på aftenen.