Undgå glemte fakturaer efter afsluttede serviceopgaver

Definér hvornår arbejdet er klar

En medarbejder skal kunne markere, at besøget er udført, og at nødvendige oplysninger er registreret. Hvis ekstraarbejde mangler godkendelse eller pris, skal det fremgå. Det giver kontoret en konkret liste at arbejde med frem for at spørge alle om deres dag.

Skeln mellem sendt og forberedt

En fakturakladde er ikke en sendt faktura. En overførsel er heller ikke nødvendigvis en betaling. Aftal, hvilke trin I kontrollerer i ordrestyringen, og hvilke I følger i regnskabet, så ingen status bliver tolket mere positivt end den er.

Følg afvigelser på et fast tidspunkt

Se efter afsluttede opgaver uden faktura og ældre kladder, der venter på noget. Tildel hver afvigelse en ansvarlig og årsag. Når samme årsag går igen, kan I forbedre registreringen i stedet for blot at rydde op endnu en fredag.

Test også delvis levering og ekstraarbejde

Nogle opgaver kræver flere besøg eller en særlig aftale om fakturering. De skal ikke tvinges ind i et standardflow uden afklaring. Beskriv undtagelserne tydeligt, så automatiseringen ikke sender en faktura, før det aftalte grundlag er klart.

Fredagens kontrol af afsluttede opgaver

Kontoret gennemgår ugen og finder en udført opgave, der endnu ikke er faktureret. Tillægget mangler en pris, og sagen er derfor blevet liggende. Hvis årsagen registreres og gives til en ansvarlig, kan opgaven afklares i stedet for at forsvinde i en voksende bunke.

Se også efter mønstre: mangler samme opgavetype ofte oplysninger, skal afslutningsproceduren forbedres. Den faste kontrol er både en oprydning og en kilde til bedre arbejdsgange. Det er mere nyttigt end blot at huske ejerens aftener med fakturering.