Opgavestyring til udekørende medarbejdere

Opgaven skal være forståelig uden hukommelse

Gem arbejdsadresse, ydelse, forventet varighed, kontakt og nødvendige adgangsforhold. En note som "samme som sidst" hjælper ikke en ny kollega. Beskriv de forhold, der ændrer udførelsen, uden at drukne medarbejderen i hele kundens historik.

Gør statusser til handlinger

Brug få trin, eksempelvis planlagt, i gang og afsluttet, og aftal hvad de betyder. En afsluttet opgave bør betyde, at arbejdet og relevante registreringer er færdige. Hvis fakturagrundlaget mangler, skal det være synligt for den ansvarlige.

Lav en vej for afvigelser

Kunden er ikke hjemme, et areal er større end aftalt, eller udstyret svigter. Aftal, hvem medarbejderen kontakter, og hvordan opgaven markeres. En fælles procedure mindsker risikoen for, at en halvfærdig opgave kommer til at ligne et afsluttet besøg.

Lad medarbejderne afprøve det først

Test opgavernes oplysninger i en faktisk arbejdsdag. Spørg, hvilke beskeder der stadig kræver et opkald, og hvilke felter der er overflødige. Det bedste opgavekort er det, der hjælper ude hos kunden, ikke det, der ser mest komplet ud på kontoret.

Når dagens opgave ikke kan udføres

Medarbejderen kommer frem, men får ikke adgang til arbejdsstedet. Det er vigtigt at markere problemet som en afvigelse, ikke som udført arbejde. Kontoret kan så kontakte kunden og afklare næste besøg. Faktureringen skal følge den konkrete aftale, ikke blot en generel afslutningsstatus.

Afprøv denne undtagelse under oplæringen. Hvem skal have besked, hvilke oplysninger skal gemmes, og hvem beslutter en ny dato? En tydelig vej for problemer hjælper medarbejderen mere end mange ekstra felter på en opgave, der kun beskriver det perfekte forløb.