Planlægning i et rengøringsfirma: aftaler og kvalitet

Beskriv opgaven på stedets niveau

Gem det aftalte omfang, besøgsrytme og relevante kontaktoplysninger ved det konkrete arbejdssted. Skeln mellem faste opgaver og periodiske ekstraopgaver. En ny medarbejder skal kunne forstå dagens arbejde uden at have deltaget i det oprindelige kundemøde.

Brug huskelister til det vigtige

En huskeliste bør sikre kritiske trin, ikke være en endeløs registrering af enhver bevægelse. Vælg punkter, hvor en forglemmelse har betydning for kvalitet eller aflevering. Gennemgå listen med medarbejderne, og fjern punkter, som ikke hjælper udførelsen.

Planlæg fravær før det bliver en nødløsning

Faste aftaler skal dækkes ved ferie og sygdom. Hold kompetencer og tilgængelighed synlige, og sørg for at en afløser får de nødvendige oplysninger. Adgangskoder og andre følsomme oplysninger bør kun deles med de medarbejdere, der har brug for dem.

Skil standardbesøg og ekstraarbejde ad

Hvis kunden ønsker en ekstra opgave, skal I afklare pris og tid før udførelsen. Ellers bliver et fast besøg hurtigt større, uden at kalender eller fakturagrundlag følger med. Gem godkendelsen sammen med det konkrete arbejde.

En afløser på et fast rengøringssted

Den faste medarbejder er syg, og en afløser overtager aftenen. Afløseren har brug for det konkrete omfang, adgang og de relevante afslutningspunkter. Det hjælper ikke, at oplysningerne kun findes hos den syge medarbejder.

Brug en planlagt afløsning som test af overleveringen. Kan en anden kollega forstå opgaven uden en lang telefonsamtale? Sørg også for at adgang til følsomme oplysninger er begrænset og ophører, når medarbejderen ikke længere har brug for dem.