Serviceaftaler og gentagne opgaver uden manuelle huskelister

Beskriv intervallet præcist

Hver måned, hver fjerde uge og fire gange om året er forskellige aftaler. Angiv også, hvornår aftalen starter, og om der er sæsoner uden besøg. Upræcise intervaller gør både planlægning og kundekommunikation sværere.

Adskil besøg og betalingsrytme

Nogle aftaler faktureres pr. besøg, andre samlet efter en aftalt periode. Sørg for, at kunden og kontoret forstår samme model. At en opgave gentages automatisk betyder ikke i sig selv, at alle tænkelige betalingsmodeller er understøttet uden opsætning.

Aftal hvad en flytning betyder

Hvis et besøg flyttes på grund af vejr, skal næste besøg så følge den oprindelige rytme eller regnes fra den nye dato? Skriv praksis ned. Ellers kan en enkelt ændring forskyde hele aftalen uden, at nogen opdager det.

Kontrollér aktive aftaler løbende

Gennemgå aftaler med manglende næste besøg, gamle priser eller ændrede adresser. En automatisk oprettet opgave er kun så korrekt som den aftale, den bygger på. Lad én person have ansvar for ændringer og opsigelser.

En flytning, der ikke skal ændre hele aftalen

En kunde har et tilbagevendende besøg med et fast interval, men ét besøg må flyttes. Næste dato kan enten følge den gamle rytme eller regnes fra det flyttede besøg. Begge modeller kan give mening, men de fører til forskellige kalenderforløb.

Afklar modellen med kunden og den, der administrerer aftalen. Test en konkret flytning og se på de efterfølgende opgaver. Det er lettere at rette opsætningen på en prøveaftale end at opdage flere måneder senere, at en stor gruppe kunder er gledet ud af den ønskede rytme.